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確保郵件歸檔數(shù)據(jù)的安全性，需要從數(shù)據(jù)生命周期全流程(采集、存儲(chǔ)、訪問(wèn)、傳輸、銷毀)建立防護(hù)體系，結(jié)合技術(shù)手段、管理規(guī)范和合規(guī)要求，防范數(shù)據(jù)泄露、篡改、丟失等風(fēng)險(xiǎn)。以下是具體的核心措施，按防護(hù)維度分類說(shuō)明：

郵件歸檔并非簡(jiǎn)單的 “郵件備份”(備份是為了恢復(fù)，可修改、可刪除)，其本質(zhì)是 **“基于合規(guī)要求的郵件數(shù)據(jù)全生命周期管理系統(tǒng)”** —— 通過(guò) “捕獲無(wú)遺漏、存儲(chǔ)不可改、管理結(jié)構(gòu)化、檢索有權(quán)限、銷毀可追溯” 的閉環(huán)，既滿足監(jiān)管需求，又為企業(yè)提供歷史數(shù)據(jù)調(diào)用能力(如糾紛取證、業(yè)務(wù)復(fù)盤)。

MailStore Server：是面向中小型企業(yè)的領(lǐng)先電子郵件歸檔解決方案之一，可協(xié)助企業(yè)遵守法規(guī)，如 GDPR 等。它在中央歸檔中創(chuàng)建所有電子郵件的副本，通過(guò)日記 Server 實(shí)現(xiàn)完整性，歸檔的電子郵件與原始電子郵件相匹配，且采用 SHA 哈希值和 AES256 加密確保防篡改存儲(chǔ)。它支持多種電子郵件系統(tǒng)，包括 Microsoft Exchange Server、Microsoft 365、Google Workspace 等，還提供郵件商店網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)，可通過(guò)任何 Web 瀏覽器訪問(wèn)電子郵件歸檔。

日常郵箱存儲(chǔ)易因 “員工離職刪除”“系統(tǒng)故障” 丟失數(shù)據(jù)，且檢索效率低;歸檔系統(tǒng)具備 “不可篡改、長(zhǎng)期存儲(chǔ)、高效檢索” 特性，兩者本質(zhì)不同。

合規(guī)優(yōu)先：確保歸檔方案滿足行業(yè)監(jiān)管要求(如金融行業(yè)需通過(guò)銀保監(jiān)會(huì)合規(guī)認(rèn)證)，避免因 “歸檔不合規(guī)” 導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn);

企業(yè)實(shí)施郵件歸檔需結(jié)合合規(guī)要求、業(yè)務(wù)場(chǎng)景和技術(shù)能力，通常遵循以下步驟：

郵箱自帶歸檔功能：如 Gmail 的 “歸檔” 按鈕(將郵件從收件箱移至 “所有郵件”，不刪除且可檢索)、Outlook 的 “自動(dòng)歸檔”(按規(guī)則將舊郵件移至本地.pst 文件);

一套成熟的郵件歸檔系統(tǒng)(無(wú)論是企業(yè)級(jí)工具還是個(gè)人工具)，通常具備以下核心功能：

郵件作為企業(yè)和個(gè)人重要的溝通與信息載體，蘊(yùn)含大量關(guān)鍵數(shù)據(jù)(如合同細(xì)節(jié)、項(xiàng)目溝通、客戶往來(lái)等)。郵件歸檔(Email Archiving)是指對(duì)郵件進(jìn)行系統(tǒng)性收集、存儲(chǔ)、索引、管理和檢索的過(guò)程，區(qū)別于日常郵箱的 “收件箱 / 發(fā)件箱” 臨時(shí)存儲(chǔ)，其核心目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)郵件的長(zhǎng)期安全保存、合規(guī)追溯和高效利用。

郵件公證備份：公證郵是網(wǎng)易企業(yè)郵箱為用戶提供的專業(yè)郵件證據(jù)留存、取證及出證的一站式服務(wù)。當(dāng)用戶收發(fā)郵件的同時(shí)，公證郵系統(tǒng)實(shí)時(shí)進(jìn)行郵件存證，管理員可通過(guò)公證郵系統(tǒng)隨時(shí)查詢管理存證郵件，并可在線發(fā)起郵件司法鑒定申請(qǐng)，在線完成出具司法鑒定證書流程。