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確保郵件歸檔數據的安全性，需要從數據生命周期全流程(采集、存儲、訪問、傳輸、銷毀)建立防護體系，結合技術手段、管理規范和合規要求，防范數據泄露、篡改、丟失等風險。以下是具體的核心措施，按防護維度分類說明：

郵件歸檔并非簡單的 “郵件備份”(備份是為了恢復，可修改、可刪除)，其本質是 **“基于合規要求的郵件數據全生命周期管理系統”** —— 通過 “捕獲無遺漏、存儲不可改、管理結構化、檢索有權限、銷毀可追溯” 的閉環，既滿足監管需求，又為企業提供歷史數據調用能力(如糾紛取證、業務復盤)。

MailStore Server：是面向中小型企業的領先電子郵件歸檔解決方案之一，可協助企業遵守法規，如 GDPR 等。它在中央歸檔中創建所有電子郵件的副本，通過日記 Server 實現完整性，歸檔的電子郵件與原始電子郵件相匹配，且采用 SHA 哈希值和 AES256 加密確保防篡改存儲。它支持多種電子郵件系統，包括 Microsoft Exchange Server、Microsoft 365、Google Workspace 等，還提供郵件商店網絡訪問，可通過任何 Web 瀏覽器訪問電子郵件歸檔。

日常郵箱存儲易因 “員工離職刪除”“系統故障” 丟失數據，且檢索效率低;歸檔系統具備 “不可篡改、長期存儲、高效檢索” 特性，兩者本質不同。

合規優先：確保歸檔方案滿足行業監管要求(如金融行業需通過銀保監會合規認證)，避免因 “歸檔不合規” 導致法律風險;

企業實施郵件歸檔需結合合規要求、業務場景和技術能力，通常遵循以下步驟：

郵箱自帶歸檔功能：如 Gmail 的 “歸檔” 按鈕(將郵件從收件箱移至 “所有郵件”，不刪除且可檢索)、Outlook 的 “自動歸檔”(按規則將舊郵件移至本地.pst 文件);

一套成熟的郵件歸檔系統(無論是企業級工具還是個人工具)，通常具備以下核心功能：

郵件作為企業和個人重要的溝通與信息載體，蘊含大量關鍵數據(如合同細節、項目溝通、客戶往來等)。郵件歸檔(Email Archiving)是指對郵件進行系統性收集、存儲、索引、管理和檢索的過程，區別于日常郵箱的 “收件箱 / 發件箱” 臨時存儲，其核心目標是實現郵件的長期安全保存、合規追溯和高效利用。

郵件公證備份：公證郵是網易企業郵箱為用戶提供的專業郵件證據留存、取證及出證的一站式服務。當用戶收發郵件的同時，公證郵系統實時進行郵件存證，管理員可通過公證郵系統隨時查詢管理存證郵件，并可在線發起郵件司法鑒定申請，在線完成出具司法鑒定證書流程。